淺議工程變更管理程序

    施工階段進行工程變更,構(gòu)成的原因復(fù)雜,規(guī)律性較差,有些工程的工程變更費用要高于原合同金額很多,業(yè)主與承包人因工程變更引起的糾紛也不斷,工程成本的控制難度增大。由此可見確實有效的進行工程變更管理并保證施工質(zhì)量及進度是建設(shè)單位在建設(shè)工程管理過程中一項很重要的工作內(nèi)容,同時工程變更管理程序也成為建設(shè)過程中不可缺少的程序。如何建立工程變更管理程序,應(yīng)做好以下幾個方面的工作。

1 正確理解建立工程變更管理程序的目的
    建立工程變更管理程序的目的是為了加強設(shè)計變更及現(xiàn)場簽證管理,規(guī)范工作流程,有效地控制工程成本,確保工程質(zhì)量和工程進度。

2 明確工程變更管理程序適用范圍
　　工程變更管理程序適用于建設(shè)工程范圍內(nèi)的所有工程變更,包括影響工程造價的變更和不影響工程造價的變更。工程變更包括設(shè)計變更和現(xiàn)場簽證等。

3 明確工程變更管理程序執(zhí)行過程中的職責(zé)
　　建設(shè)單位、監(jiān)理單位、工程造價咨詢單位、承包人等各相關(guān)部門及人員負責(zé)貫徹執(zhí)行管理程序。

4 確立工程變更管理程序的執(zhí)行原則
1)逐級審批原則:建設(shè)單位對工程變更管理應(yīng)實行逐級審批,各級人員依據(jù)管理程序、權(quán)限對變更提出的建議、方案等逐級審批。
2)及時性原則:建設(shè)單位的相關(guān)職責(zé)部門對工程變更指示原則上應(yīng)在變更實施前填寫申請上報批準,對現(xiàn)場特急事件可先口頭請示,根據(jù)建設(shè)項目的實際情況確定在變更實施后幾個工作日內(nèi)監(jiān)理單位要補辦變更申請。
3)完工計量確認原則:當工程變更指示涉及的工作內(nèi)容完工后,建設(shè)單位職責(zé)部門和監(jiān)理單位的工程師進行完工確認,對隱蔽工程,原則上應(yīng)攜同造價咨詢部門的造價工程師共同現(xiàn)場見證或事后一周內(nèi)提供影像、記錄等資料于造價工程師,對于未能參與現(xiàn)場見證的部分,造價工程師應(yīng)對事后提交的備查完工計量確認資料進行明確。
4)一單一算原則:原則上一個工程變更指示單應(yīng)編制一份工程變更預(yù)算書,且對應(yīng)一個工程合同,若變更指示單為不影響造價的簽證或記錄等,不需要編制預(yù)算書。
5)一月一清原則:每月月初,監(jiān)理單位應(yīng)就截止上月25日已完工且手續(xù)完備的設(shè)計變更及現(xiàn)場簽證進行編制工程預(yù)算及編制預(yù)算匯總表,并報送建設(shè)單位工程成本控制部門備案。
6)原件結(jié)算原則:工程變更的結(jié)算要有齊備的、有效的原件作為結(jié)算的依據(jù),如無原件,由承包人在復(fù)印件上加蓋承包人公章并由承包人對復(fù)印的有效性承擔(dān)責(zé)任。
7)標準表格原則:所有的工程變更都必須使用規(guī)定的標準表格。

5 工程變更控制審批權(quán)限
　　為了能夠使工程變更的控制不影響整個項目的實施,可對工程變更控制設(shè)置審批權(quán)限。例如工程部經(jīng)理可對每次工程變更指示申請估算費用在20000元以內(nèi)(含20000元)直接審批等。此部分建設(shè)單位可根據(jù)組織機構(gòu)來設(shè)置審批權(quán)限。

6 工程變更管理程序

6.1 工程變更內(nèi)容
6.1.1 設(shè)計變更
設(shè)計單位發(fā)現(xiàn)設(shè)計圖紙出現(xiàn)錯、漏、碰、缺等情況,由設(shè)計單位提出做法變動、材料代換或其他變更事項;
2)建設(shè)單位各職能部門發(fā)現(xiàn)設(shè)計錯誤、遺漏和完善建設(shè)項目使用功能等情況,由建設(shè)單位提出改變建設(shè)標準、結(jié)構(gòu)功能、使用功能、增減工程內(nèi)容,而導(dǎo)致做法變動、材料代換或其他變更事項;
3)監(jiān)理單位在實施監(jiān)理活動中發(fā)現(xiàn)設(shè)計存在問題或提出合理化建議等情況,由監(jiān)理單位向建設(shè)單位提出采用新工藝、新材料或其他技術(shù)措施等而導(dǎo)致做法變動、材料代換或其他變更事項;
4)承包人在施工中發(fā)現(xiàn)設(shè)計問題或提出合理化建議等情況向監(jiān)理單位、建設(shè)單位提出采用新工藝、新材料或其他技術(shù)措施等而導(dǎo)致做法變動、材料代換或其他變更事項。
6.1.2 現(xiàn)場簽證　
因設(shè)計變更導(dǎo)致已施工的部位需要拆除;
施工過程中出現(xiàn)的合同外的或取消合同內(nèi)的各種技術(shù)措施處理;
在施工過程中,由于施工條件變化、地下狀況變化,導(dǎo)致工程量增減,材料代換或其他變更事項等;
合同規(guī)定需實測工程量的工作項目。
6.2 工程變更一般辦理流程。
1)所有工程變更必須由監(jiān)理工程師根據(jù)提出方的書面申請統(tǒng)一填寫建設(shè)單位規(guī)定的工程變更指示申請表進行工程變更內(nèi)部申請。
2)監(jiān)理工程師將工程變更指示申請表提交給建設(shè)單位相關(guān)職責(zé)部門,經(jīng)工程造價咨詢單位(或建設(shè)單位)的造價工程師對申請表中監(jiān)理工程師提交的費用估算進行評估后,由建設(shè)單位各級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限逐級簽批,申請表獲批準后由總監(jiān)理工程師簽發(fā)工程變更指示。
3)當工程變更指示涉及的工作內(nèi)容完成后,由監(jiān)理工程師組織承包人、建設(shè)單位相關(guān)職責(zé)部門進行計量確認,同時通知造價審計單位或建設(shè)單位的審計部門,由監(jiān)理單位填寫工程變更指示完工確認表并提交給建設(shè)單位職責(zé)部門進行確認。
4)監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)每單完工確認表編制工程變更預(yù)算書并提交給建設(shè)單位成本控制部門。
6.3 工程變更表格填列等要求 
1)建設(shè)單位自行提出的設(shè)計變更必須由建設(shè)單位職責(zé)部門經(jīng)理簽字確認再提交給監(jiān)理單位。
2)監(jiān)理工程師負責(zé)對工程變更指示申請表、工程變更指示、工程變更指示完工確認表統(tǒng)一進行編號,并整理歸檔、妥善保存;各方都應(yīng)設(shè)置關(guān)于工程變更事宜文件的往來交付記錄,即交付對方文件時要求對方簽收,接收方不得拒簽。
3)建設(shè)單位各部門經(jīng)理負責(zé)審批工程變更指示申請表,若涉及到部門外的職責(zé),需相關(guān)部門會簽。
4)工程變更指示的內(nèi)容須與獲批準的工程變更指示申請表的內(nèi)容一致,承包人依據(jù)工程變更指示執(zhí)行。
5)監(jiān)理工程師協(xié)同建設(shè)單位相關(guān)人員在工程變更指示完工確認表中確認相應(yīng)的工程量。
6)現(xiàn)場簽證內(nèi)容完工后,填寫工程變更指示完工確認表時監(jiān)理工程師應(yīng)與建設(shè)單位相關(guān)人員及時溝通,必須實度實量后簽字確認完成或未完成的事實或者工程量、材料材質(zhì)和規(guī)格、工日數(shù)、機械臺班數(shù)等。原則上建設(shè)單位現(xiàn)場管理人員不應(yīng)直接在簽證上簽認有關(guān)單價或總價。
7)所有工程變更指示完工確認表都需由總監(jiān)理工程師、承包單位的負責(zé)人、建設(shè)單位相應(yīng)職責(zé)部門經(jīng)理簽字核準后,加蓋監(jiān)理單位公章及承包人公章方為有效,原則上工程變更指示完工確認表的內(nèi)容應(yīng)保持與相應(yīng)工程變更指示范圍一致。
8)對于合同約定范圍內(nèi)的未做工作內(nèi)容,監(jiān)理工程師、建設(shè)單位現(xiàn)場管理人員要及時跟蹤、落實,并與承包人形成書面記錄,及時發(fā)出工程變更指示,防止漏報或錯報。
9)建設(shè)單位各級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限進行簽批確認審批完畢。
10)對于合同明確規(guī)定需確認結(jié)算單價的,單價應(yīng)包括管理費、利潤、稅金等。
11)監(jiān)理工程師填寫工程變更指示申請表費用估算應(yīng)包括所有取費、稅金等。
12)監(jiān)理工程師填寫變更工程的施工時間、工作內(nèi)容、發(fā)生原因、發(fā)生的工程量、工日數(shù)、機械臺班數(shù)、所附附件等應(yīng)詳細、明了。
13)監(jiān)理工程師填寫工程變更指示申請表前可就合同理解、描述等方面征求建設(shè)單位及造價咨詢單位的造價工程師的意見。
14)監(jiān)理、建設(shè)單位職責(zé)部門應(yīng)對簽證單上簽訂的內(nèi)容的真實性、準確性負責(zé)。
15)工程變更預(yù)算書的格式要求。關(guān)于工程變更指示預(yù)算書:預(yù)算書封面上應(yīng)包括工程名稱、合同編號、工程變更指示編號、完工確認表編號,附工程變更指示原件、工程變更指示完工確認表原件、與工程變更相關(guān)的所有往來函件(如有供參考)、施工合同中相同工作內(nèi)容的綜合單價、相關(guān)費用計取的費率,合同缺項時應(yīng)附綜合單價分析表、取費表、材料調(diào)差依據(jù);不執(zhí)行定額的應(yīng)附工料分析表、其他需要說明的與造價有關(guān)的問題等。轉(zhuǎn)自項目管理者聯(lián)盟
6.4 工程變更辦理時間的規(guī)定
1)一般的工程變更指示申請表,應(yīng)在建設(shè)單位完成簽批后(包括口頭批準),由監(jiān)理單位總監(jiān)理工程師向承包人簽發(fā)工程變更指示,承包人按收到的工程變更指示執(zhí)行。
2)監(jiān)理工程師及建設(shè)單位相關(guān)人員應(yīng)在工程變更指示內(nèi)容完成的5個工作日內(nèi)進行完工計量確認,并填制完工確認表。(資料來源：項目管理者聯(lián)盟)