IT項(xiàng)目管理的時間控制

    按時保質(zhì)保量完成項(xiàng)目是每位項(xiàng)目管理軟件人員都希望做到的，但工期拖延的情況卻時常發(fā)生。在項(xiàng)目管理過程中，最忌諱的是項(xiàng)目無限止的延期下去。一鼓作氣，再而衰，三而竭，最后導(dǎo)致項(xiàng)目組成員對項(xiàng)目喪失信心，使得項(xiàng)目失敗。對于信息化項(xiàng)目來說，項(xiàng)目團(tuán)員的信心尤其重要。如在企業(yè)要上ERP項(xiàng)目，組大部分項(xiàng)目成員卻對ERP很陌生，甚至是個從未接觸的領(lǐng)域，那么全要靠CIO的帶領(lǐng)。若他們對項(xiàng)目失去了信心，就是對CIO失去了基本的信賴。
    合理的安排項(xiàng)目時間是項(xiàng)目管理軟件中的一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容，她的目的是保證按時完成項(xiàng)目，合理分配資源，發(fā)揮最佳工作效率。
1、影響時間控制的因素及措施
　　在一個信息化項(xiàng)目中，影響CIO對時間控制的因素有很多，概括起來，有以下幾個方面。
　　第一，前期需求調(diào)研不夠充分，導(dǎo)致在后期項(xiàng)目實(shí)施的過程中，冒出大量的新需求，影響項(xiàng)目的進(jìn)度。
　　在項(xiàng)目管理軟件的初始階段，項(xiàng)目調(diào)研非常重要。項(xiàng)目調(diào)研一要抓住企業(yè)的核心流程，切忌面面俱到，防止項(xiàng)目調(diào)研占用過多的項(xiàng)目時間；二是對于重點(diǎn)、難點(diǎn)流程不能漏過一個，因?yàn)槠涮幚硪�么比較復(fù)雜，要么關(guān)系到其他多個業(yè)務(wù)，若在后期實(shí)施階段，再去考慮的話，則很可能前期的工作都要白費(fèi)。
　　就拿編碼中的供應(yīng)商編碼為例。供應(yīng)商編碼無論是進(jìn)銷存項(xiàng)目，還是ERP項(xiàng)目，都要用到這類編碼。若在項(xiàng)目調(diào)研階段，對這編碼不予考慮，只是按手工操作年代的按供應(yīng)商名字來進(jìn)行查詢，則在系統(tǒng)實(shí)施后，無論是查詢業(yè)務(wù)伙伴信息，還是單據(jù)操作上選擇業(yè)務(wù)伙伴，都要輸入中文供應(yīng)商名字來進(jìn)行查詢或者選擇，效率非常慢，特別是遇到冷僻字的時候，更是讓人頭疼。怎么辦？只好返工。
　　所以，在項(xiàng)目需求調(diào)研時，對關(guān)鍵項(xiàng)目要抓住不放，要全面徹底，對于非關(guān)鍵項(xiàng)目，則可以置于一旁。
　　第二， 信息化項(xiàng)目涉及范圍大，往往涉及多個部門。
　　現(xiàn)在企業(yè)推行的信息化項(xiàng)目，已經(jīng)不是以前小打小鬧的階段，如上個財務(wù)系統(tǒng)，只涉及財務(wù)單個部門，現(xiàn)在都是大規(guī)模作戰(zhàn)，ERP、OA等等信息化項(xiàng)目，都是公司整個集團(tuán)作戰(zhàn)。若哪個部門配合不好，就會影響到整個作戰(zhàn)計劃。
　　CIO，作為這個戰(zhàn)役的指揮員，該如何統(tǒng)領(lǐng)這支部隊(duì)走向成功的彼岸呢？一是要選準(zhǔn)時機(jī)，大型的信息化項(xiàng)目要等到企業(yè)淡季再去實(shí)施，因?yàn)樾畔⒒��?xiàng)目的推行，往往會增加員工很多額外的工作，若在旺季推行的話，員工的精力有限，可能會無法適應(yīng)，從而增加不必要的矛盾；二是要強(qiáng)調(diào)任務(wù)的分配與追蹤。CIO要根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)度，及時把任務(wù)分配下去，并進(jìn)行定時的追蹤。
　　第三，信息化項(xiàng)目周期比較長，不確定因素比較多。
　　因?yàn)樾畔⒒��?xiàng)目涉及范圍比較廣，所以，一些項(xiàng)目的周期往往比較長。在這中間，可能會出現(xiàn)一些人為控制因素。如項(xiàng)目組成員的流失、一把手的變動，甚至公司遷址、自然災(zāi)害等。這些因素都會影響項(xiàng)目的進(jìn)度。對于這些因素，CIO只能盡量的防范，作一些后備。如在條件允許的情況下，擴(kuò)大項(xiàng)目組的成員，或者采取一些激勵措施，以保證實(shí)施團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定，等等。

2、“田字框”，時間控制的工具
　　在實(shí)際項(xiàng)目管理中，筆者很喜歡利用“田字框”來對時間進(jìn)行控制。這是個在時間管理上，非常常用的一個工具。
　　如CIO把信息化項(xiàng)目分解后，現(xiàn)在要對編碼方案進(jìn)行調(diào)研。則CIO可以先列出編碼涉及到哪些內(nèi)容。如：成品編碼、零件編碼、包裝材料編碼、辦公用品編碼、固定資產(chǎn)編碼、員工編碼、部門編碼、倉庫編碼、供應(yīng)商編碼、客戶編碼。 根據(jù)以上編碼，按“重要且緊急”、“重要不緊急”、“不重要且緊急”、“不重要且不緊急”進(jìn)行分類，分別填入到田字框中。
　　因?yàn)槌善肪幋a、零件編碼、包裝材料編碼為基本資料信息，對信息化項(xiàng)目的成敗起著決定作用，而且其種類、數(shù)量繁多，編寫其來需要一定的時間與精力，所以，在編碼方案這個任務(wù)重，放在首位解決。
　　員工編碼、部門編碼等因?yàn)槠鋽?shù)量不時很多，雖然其非常重要，但是，因?yàn)槠渌�需要的時間比較少，可以放在第二位。
　　辦公用品與固定資產(chǎn)管理向不納入信息化系統(tǒng)的管理，故編碼可以暫時不管。但是，為了公司編碼制度的齊全，根據(jù)其復(fù)雜程度，若以上編碼任務(wù)提早完成的情況下，也可以一起編寫，若以上編碼任務(wù)已經(jīng)比較繁重或者這兩個編碼方案比較復(fù)雜的話，可以放在項(xiàng)目完成以后再進(jìn)行補(bǔ)充。
　　如此，設(shè)計后，哪些重點(diǎn)，要先完成哪些任務(wù)，一目了然，無論是CIO，還是具體的執(zhí)行者，可以按照此有序的進(jìn)行攻關(guān)，就能有效的保證任務(wù)在規(guī)定的時間內(nèi)完成，不讓次要的任務(wù)過多的占據(jù)寶貴的項(xiàng)目時間。落實(shí)責(zé)任人與時間，計劃得以執(zhí)行的保障任務(wù)分解分析后，還不行，還要落實(shí)責(zé)任人，確定具體的完工時間，任務(wù)才有可能按照CIO預(yù)先設(shè)計的時間內(nèi)完成。
　　在項(xiàng)目執(zhí)行時，筆者比較喜歡用責(zé)任卡制度，來管理項(xiàng)目組成員。
　　在責(zé)任卡上，要標(biāo)明以下內(nèi)容。
　　1、任務(wù)負(fù)責(zé)人：企業(yè)中，人人各負(fù)其責(zé)，人人都有專長，CIO不可能取代其他專業(yè)人才的地位，去幫他們決定一些內(nèi)容。如CIO不可能代替物管人員去決定物料的分類，代替銷售人員去決定客戶的分類，這些任務(wù)CIO要分配給專業(yè)人士，并指定具體的負(fù)責(zé)人。
　　2、追蹤人：在分配任務(wù)時，要指定一個追蹤者，以時時跟蹤任務(wù)的進(jìn)度。
　　3、任務(wù)名稱。
　　4、完工時間：要明確定義完工的時間，最好以天為單位，而不要以周或者月為單位，有必要時，還可以細(xì)化到小時。
　　5、審核員：在此處，最好能簽上一把手的名字，給相關(guān)人員一種壓力。
    6、責(zé)任人簽名：讓責(zé)任人簽上自己的大名，以加深印象，增強(qiáng)責(zé)任。
    總之，項(xiàng)目管理技術(shù)的應(yīng)用，可以使得項(xiàng)目的實(shí)施更加深刻，確保項(xiàng)目進(jìn)度，最大程度的達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。（資料來源：中國項(xiàng)目管理資源網(wǎng)）