項目管理中典型的失敗團(tuán)隊會議
發(fā)布時間：2020/12/11 9:49:00
項目管理過程中，遇到的事務(wù)很多、很雜。因此為了通過發(fā)揮團(tuán)隊的力量解決問題，很多時候需要召集項目干系人有效的針對問題進(jìn)行討論，并快速決策，執(zhí)行會議達(dá)成共識的解決策略與方案。 但是，在實際的項目管控過程中，失敗的團(tuán)隊會議經(jīng)常出現(xiàn)，典型案例有哪些呢?
1、職級關(guān)系抑制團(tuán)隊創(chuàng)造力;
項目評估、協(xié)調(diào)會議是為了解決問題，這是重點。但是在一些較為大型、復(fù)雜的項目管控過程中，在所難免的會出現(xiàn)一些問題。作為項目經(jīng)理有責(zé)任把這些問題拋出來進(jìn)行分析處理。但是由于項目團(tuán)隊成員組成的多樣性，不同的崗位職級背景，在會議上不敢發(fā)出自己的聲音，導(dǎo)致會議無疾而終，團(tuán)隊創(chuàng)造力尚未發(fā)揮作用，便夭折在沉默中。
2、批評與嘲諷抑制團(tuán)隊自發(fā)性;
會議是為了解決問題，但是拙劣的項目經(jīng)理會把會議變成批斗大會。通過指名道姓的批評與嘲諷來加強自身地位的權(quán)威性，其實，這種方式是很愚蠢的。項目經(jīng)理需要發(fā)揮會議主持人的作用，有效引導(dǎo)團(tuán)隊成員就問題的發(fā)生進(jìn)行自查、自檢、自省，避免在后續(xù)工作中再次出現(xiàn)類似的問題，吸取教訓(xùn)，并自發(fā)性的提高自身能力，為項目團(tuán)隊做出更大的貢獻(xiàn)。
3、會議由組織高層管理控制;
項目會議可以由組織高層召開，但是更為合理的應(yīng)該是由項目經(jīng)理去支持，有效的把控項目會議的過程，才是一個有質(zhì)量保證的項目會議。實際項目管控過程中，由于行業(yè)背景不一樣，很多組織高層缺乏一定的項目管理知識，憑借個人經(jīng)驗對項目履約過程進(jìn)行干涉，但是有沒有足夠的精力進(jìn)行全程管控，導(dǎo)致項目會議內(nèi)容走偏，直接使得項目會議沒有實現(xiàn)預(yù)期的會議目標(biāo)。
4、會議準(zhǔn)備工作不足;
一個初具規(guī)模的會議，涉及的職能部門、核心干系人較多，干系人潛在的關(guān)系較為復(fù)雜，如果沒有在會前進(jìn)行合理的引導(dǎo)、溝通與確認(rèn)，會議過程中，很多與會人員是抓不住會議重點的，甚至是對會議過程中提及到個個別專業(yè)術(shù)語、指標(biāo)完全沒有概念。因此，部分與會者雖然是參加了會議，但是卻沒法就相關(guān)問題發(fā)表意見。這種情況也是失敗的一種典型。 總結(jié)一下，作為項目經(jīng)理，需要對項目的管控進(jìn)行負(fù)責(zé)，具備一定范圍內(nèi)的職權(quán)與職責(zé)。那么，對于需要通過項目會議解決的問題，應(yīng)該在會前做好準(zhǔn)備，與核心干系人溝通具體的需要決策的相關(guān)問題細(xì)節(jié)，并讓核心的與會人員明確自身在會議過程中需要發(fā)揮的作用，同時保證項目會議的議程平穩(wěn)有效的逐步實現(xiàn)，這才是一個項目會議需要實現(xiàn)的目標(biāo)。 凡是沒有準(zhǔn)備的會議，在把控的過程中往往會出現(xiàn)較多的干擾因素，不利于項目會議解決問題的擬定目標(biāo)。因此，有效避開這些典型的會議誤區(qū)，可以幫助項目經(jīng)理少走彎路，對于項目管理也是有一定的積極作用。